Специалист по административно-хозяйственной части

Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю Компании и сотрудникам Компании.

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя Компании. Обеспечивает документооборот Компании: входящая и исходящая корреспонденция, отправка корреспонденции, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя Компании.

 Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

  Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т. п. ), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

 По поручению руководителя Компании составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

   Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками Компании изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя Компании, взятых на контроль.

Ведет контрольно-регистрационную картотеку входящих и исходящих документов Компании, в том числе информацию и документы поступившие в электронном виде.

Организует обеспечение Компании канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение, выдачу и контроль за их расходованием.  

 Печатает по указанию руководителя Компании служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.

 Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует, сканирует документы Компании, осуществляет отправку и обработку корреспонденцию, в том числе поступившей при помощи электронной почты.

Осуществляет не менее 1 раз в час получение и рассылку электронной почты.  

Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.

Координирует и контролирует работу водителя-экспедитора административно-хозяйственной части: прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта Компании, подготавливает корреспонденцию для доставки водителю-экспедитору;

1Координирует и контролирует работу уборщицы Компании, обеспечивает контроль за чистотой и порядком в офисе Компании.

 Координирует завершение работы офиса Компании и подготовки к новому рабочему дню: отключение офисного оборудования, освещения, прочее.

наличие стажа работы