Секретарь руководителя

Принимать поступающие в приемную телефонные звонки;

принимать и регистрировать в журналах входящую и исходящую корреспонденцию;

поверять комплектность поступающих в приемную документов;

организует работу электронной почты (подготовка документов к отправке, отправка, прием поступающей электронной почты, ее регистрация, рассылка специалистам Управления для исполнения);

принимать и отправлять документы, в том числе контролировать сроки исполнения документов, направлять отчеты об исполнении с использованием системы электронного документооборота (СЭД);

вести делопроизводство и формировать дела в соответствии с номенклатурой Управления, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и кон­ кретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование;

организация проведения телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полу­ ченную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т. п. ), а также телефонограммы, своевременно доводить до его све­ дения информацию, полученную по каналам связи;

копировать, сканировать документы;

разработка разделов номенклатуры дел организации;

формирование и оформление дел постоянного, долговременного хранения;

составление описи дел постоянного хранения и описи дел по личному составу, формирование дел постоянного хранения и направление указанных документов в муниципальный архив. описей подготовливать и передавать дела в архив организации;

отправка почтой корреспонденции Управления, при необходимости курьерская доставка, в том числе и поступающей корреспонденции;

Грамотная устная и письменная речь;

знание основ делопроизводства;

владение офисной и компьютерной оргтехникой;

владение системой электронного документооборота (СЭД): 

ответственность;

пунктуальность;

организованность;