Секретарь

·                 Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации

·                 Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону

·                 Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками

·                 Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей

·                 Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации

·                 Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе

·                 Регистрация входящих документов

·                 Организация доставки документов исполнителям

·                 Обработка и отправка исходящих документов

·                 Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения

·                 Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками

·                 Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий

·                 Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий

·                 Выполнение типичных ежедневных дел

·                 Соединение руководителя с конкретными абонентами

·                 Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам

·                 Установление порядка приема для различных категорий посетителей

·                 Организация приема деловых партнеров в офисе

·                 Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя

·                 Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя

·                 Ведение срокового текущего и предупредительного контроля

·                 Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок

·                 Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями

·                 Организация оформления интерьера приемной руководителя

·                 Организация  обеспечения канцелярскими товарами

·                 Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой

·                 Печать служебных документов и других материалов

·                 Размножение служебных документов

·                 Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа)

·                 Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов

·                 Подготовка документов для рассмотрения руководителем

·                 Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации

·                 Информирование работников организации о решениях руководителя

·                 Оповещение работников о предстоящих мероприятиях

·                 Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам

·                 Вести табель учета рабочего времени

график работы с 8. 30 до 13. 00 и с 14. 00 до 17. 30

график работы с 8. 30 до 13. 00 и с 14. 00 до 17. 30