Офис-менеджер

На постоянную работу требуется офис-менеджер в ООО ИКС Корсаков.

Что входит в функциональные обязанности:

1. Отбирать документы, которые требуют немедленного рассмотрения, докладывать о них директору, представлять проекты резолюций.

2. Ежедневно в определенные сроки получать и просматривать документы, осуществлять их регистрацию, направлять исполнителям.

3. Вести учет прохождения документов и ежедневно контролировать сроки исполнения устных поручений и документов директора руководителями структурных подразделений.

4. Готовить и оформлять управленческо-распорядительные документы.

5. Готовить проекты документов по поручению  директора, обеспечивать согласование проектов с руководителями подразделений.

6. Осуществлять и вести контроль документооборота между офисом и подразделениями.

7. Немедленно сообщать директору о возникновении вопросов, требующих срочного решения.

8. Осуществлять по поручению директора документооборот между предприятием и другими организациями, учреждениями (пожарная инспекция, налоговая служба, и пр. ) и органами.

9. Вести делопроизводство, формировать дела и передавать их в архив, обеспечивать сохранность документации, готовить к уничтожению.

10. Готовить справки по исполнению договоров по поручению директора.

11. Вести прием клиентов в офисе (в отсутствие менеджеров) с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.

12. Производить регистрацию и вести учет договоров.

13. Выписывать доверенности, вести учет, принимать отчеты доверенных лиц.

14. Принимать участие в совещаниях, которые созывает генеральный директор, организовать их техническое обслуживание.

15. Обеспечивать рассылку, учет, ознакомление и хранение распоряжений и приказов.

16. Выполнять разовые поручения генерального директора, которые связаны с деятельностью предприятия.

17. Своевременно пополнять нужные запасы расходных материалов и канцелярских принадлежностей в офисе.

18. Соблюдать конфиденциальность информации.

19. Выполнять все распоряжения руководства.

20. Соблюдать сроки и правила подготовки документов.

21. Обеспечивать сохранность документов.

22. Придерживаться доброжелательного и корректного стиля общения с клиентами и коллегами по работе.

23. Соблюдать нормы и правила делового общения, служебную субординацию.

Гарантируем обеспечить комфортные условия труда. График работы 5\2 с 09. 00 до 17. 12ч. обед с 12. 30-13. 30ч. Отпуск 44 календарных дня, обеспечение проезда 1 раз в 2 года.

Рабочее место находится по адресу: г. Корсаков, ул, Железнодорожная, 1. Офис №8.

Знание программы 1С:Документооборот.