Секретарь-делопроизводитель

- Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя Общества.

- Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

- Принимать документы и личные заявления на подпись руководителю.

- Отвечать на телефонные звонки, фиксировать и передавать служебную информацию руководителю, организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приёму-переговорным устройствам, телефонам, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

- По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы.

- Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

- Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

- Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

- Отправлять исполненную документацию по адресам, копировать документы на ксероксе.

- Составлять список внутренних почтовых отправлений (корреспонденция для отправки по почте России) и передавать их курьеру Почты России. Срочные документы для отправки по почте России отправлять в день передачи документов исполнителем.

- Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.  

- Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

- Организовывать командировки руководителя: заказывать авиа – и железнодорожные билеты, бронировать гостиницы.

- Оформлять исходящие документы и проверять правильность их оформления, адресования, наличие подписей, виз и приложений.

- Возвращать неправильно оформленные документы исполнителям на доработку.

- Представлять отчеты о своей деятельности по требованию руководителя Общества.

Высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3-х лет.

Должен знать:

- организацию делопроизводства;

- методы оформления и обработки документов;

- архивное дело;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами и другой оргтехникой;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- основы этики, эстетики и делового этикета;

- правила делового общения;

- основы организации труда и управления;

- правила эксплуатации вычислительной техники.