Секретарь руководителя
Вакансия "Секретарь руководителя"
Полная занятость, полный рабочий день
Саха (Якутия), республика
г. Якутск
Обязанности
* Планирование рабочего дня руководителя, ведение графика совещаний и переговоров.
* Выполнение личных поручений руководителя.
* Документационное обеспечение работы руководителя, подготовка документов к подписанию.
* Прием и распределение корреспонденции и документации между подразделениями.
* Ведение документооборота подразделения, регистрация входящих и исходящих писем,
* Организация коммуникации руководителя и сотрудников, как между собой, так и со сторонними организациями и подразделениями внутри компании.
* Работа в электронной системе документооборота, заполнение справок присутствия, табелей учета рабочего времени.
* Прием и обработка входящих звонков (переадресация‚ фиксирование контактной информации и т. п. )‚ электронной почты‚ факсимильных сообщений.
* Сканирование‚ копирование и пересылка файлов по запросу руководителей.
* Контроль наличия и оформление заказов на покупку канцелярии‚ визиток и т. п.
* Работа с орг. техникой (принтер, сканер, факс, копир, компьютер).
* Заказ воды, канц. товаров + экстренная покупка канц. товаров и товаров бытовой необходимости.
* Помощь всем отделам организации в ежедневных делах.
* Отслеживание и напоминание руководству о днях рождениях сотрудников организации и деловых партнерах.
* Чай, кофе для руководства.
* Работа с текущими и архивными документами.
* Работа на ПК (Word, Excel, Интернет, Почтовые программы: Outlook Express).
* Подготовка документов для гос. организаций.
*
* Осуществляет прием и передачу входящих и исходящих телефонных звонков и факсимильных сообщений между руководством предприятии и структурными подразделениями, а также обеспечивает связь со сторонними организациями.
* Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефон, компьютер), своевременно доводит до сведения информацию, полученную по каналам связи.
* По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
* Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
* Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
Общие требования
знание СЭД "Дело", офисной техники, грамотная устная и письменная речь, пунктуальность, ответсвенность
Требования к образованию
Опыт работы
Похожие вакансии
АО "НЭФИС КОСМЕТИКС"