Секретарь руководителя

Секретарь руководителя выполняет следующие должностные обязанности:

- выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя;

- внесение информации в планировщик (органайзер);

- согласование с руководителем времени планируемых действий;

- согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;

- информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий;

- предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий;

- формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций;

- выбор и оформление планировщика секретаря;

- ведение дневника (на электронном и (или) бумажном носителе);

- согласование планов с планами и сроками работы руководителя;

- распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу);

- перенос невыполненных запланированных задач;

- выполнение типичных ежедневных дел;

- ведение базы телефонных контактов руководителя;

- соединение руководителя с конкретными абонентами;

- подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя;

- регистрация поступающих в приемную телефонных звонков;

- перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя и сотрудникам;

- установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров;

- оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций;

- организация личного приема посетителей руководителем;

- установление порядка приема для различных категорий посетителей;

- ведение журнала предварительной записи на прием;

- регистрация посетителей;

- содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации;

- подготовка повестки дня мероприятия;

- оформление списка участников мероприятия;

- информирование предполагаемых участников о намечаемом мероприятии и условиях участия;

- выбор места и времени проведения мероприятия;

- решение вопросов технического оснащения мероприятия;

- помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов;

- документальное оформление решений руководителя;

- доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя;

- координация деятельности по исполнению решений руководителя;

- ведение срокового текущего и предупредительного контроля;

- проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок;

- предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя;

- фиксация исполнения поручений;

- составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя;

- обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;

- организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда;

- организация оформления интерьера приемной руководителя;

- оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой;

- организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими принадлежностями;

- обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой;

- составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);

- печать служебных документов и материалов;

- размножение служебных документов;

- контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа), в тои числе через систему электронного документооборота «Тезис»

- получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов;

- проверка комплектности поступающих в приемную руководителя документов;

- подготовка документов для рассмотрения руководителем;

- учет документов, поступающих на имя руководителя;

- организация доставки документов исполнителям;

- создание и ведение базы данных документов руководителя;

- ведение информационно-справочной работы;

- формирование и оформление дел постоянного, долговременного хранения;

- подготовка и передача дел в архив организации;

- сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений;

- проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;

- предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате;

- выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных;

- формирование и использование баз данных в организации;

- информирование работников организации о решениях руководителя;

- организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации;

- оповещение работников о предстоящих мероприятиях;

- организация встреч трудового коллектива с руководством;

- информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.

На время отсутствия основного работника, до выхода из отпуска по уходу за ребенком

Справка об отсутствии судимости

На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее:

- высшее образование – бакалавриат или высшее образование (непрофильное)

- бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности;

- среднее профессиональное образование

- программы подготовки специалистов среднего звена или среднее профессиональное образование (непрофильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.