Секретарь руководителя

Секретарь руководителя:

Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию ра­боты руководителя - главного эксперта по МСЭ ФКУ «ГБ МСЭ по Воронежской области» Минтруда России.

Выполняет работу на автоматизированном рабочем месте (АРМ) в Единой Автоматизированной Вертикально-Интегрированной Информационно-Аналитической системе (ЕАВИИАС МСЭ) по регистрации всей исходящей корреспонденции учреждения в рамках персональной компетенции.

Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

Организует телефонные переговоры руководителя, в том числе отвечает на входящие звонки граждан и организаций в рамках своей компетенции, а при невозможности дать исчерпывающий ответ, обеспечивает перевод звонка в нужное структурное подразделение по компетенции.

Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения.

Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводи­мых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы, регистрирует распоряжения, осуществляет оповещение (рассылку) структурных подразделений бюро и экспертных составов ФКУ «ГБ МСЭ по Воронежской области» Минтруда России, по средствам корпоративной либо телефонной связи, предусмотренной в учреждении.

Оказывает помощь по качественному сопровождению инвалидов и маломобильных граждан, обеспечивает доступность и создание комфортных условий, учитывает их физическое и психологическое состояние при оказании услуги по проведению медико-социальной экспертизы в рамках реализации государственной программы «Доступная среда».

Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежно­стями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устрой­ствам (телекс, факс, телефакс и др. ).

Выполняет печатные работы с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на ПК.

Ведет делопроизводство, учет и регистрацию входящей и исходя­щей корреспонденции, осуществляет ее систематизацию в соответствии с приня­тым в ФКУ «ГБ МСЭ по Воронежской области» Минтруда России порядком и передает ее после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

Принимает документы на подпись руководителю.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотре­ния просьб и предложений работников.

Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.

Подготавливает документы для тиражирования на множительной тех­нике, а также копирует документы.

Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Секретарь руководителя должен знать:

Федеральные законы, законы субъектов РФ, Указы Президента РФ, поста­новления Правительства РФ и иные нормативные акты в сфере медико-социальной экспертизы, реабилитации инвалидов, социальной защиты и социаль­ного обслуживания граждан.

Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.

Структуру ФКУ «ГБ МСЭ по Воронежской области» Минтруда России.

Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства.

Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Способы взаимодействия с различными службами, учреждениями, организа­циями.

Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, правила эксплуатации вычислительной техники, производственной санитарии и противопожарной защи­ты.

Правила внутреннего трудового распорядка.

На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее высшее образование и опыт работы в данной должности.