Секретарь руководителя

1.           Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.

2.                   Своевременное обеспечение бесперебойной работы руководителя;

3.                   Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

4.                   Организация командировок руководителя, в т. ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т. д. ;

5.                   Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

6.                   Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

7.                   Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря-делопроизводителя;

8.                   Организация и сопровождение телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

9.                   Сбор заявок и приобретение канцелярских принадлежностей для организации;

10.           Контроль за работой офисной оргтехники на своем непосредственном рабочем месте, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

11.           Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т. д. );

12.           Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр. ;

13.           Прием и отправка необходимой корреспонденции;

14.           Прием от сотрудников и посетителей организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

15.           Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

16.           Участие в общих собраниях и совещаниях;

17.           Исполняет другие поручения руководства, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью в рамках своей компетенции.

18.           Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Кандидат должен быть уверенным пользователем основных офисных компьютерных программ, уметь обращаться с оргтехникой, работать с документацией, пользоваться информационно-правовыми системами, формировать конструктивные решения, осуществлять контроль исполнения решений, поручений, правил внутреннего распорядка, обладать хорошими коммуникативными навыками (грамотная речь, умение вести диалог, вежливость, знание этикета). Кроме того, быть внимательным, организованным, дисциплинированным, эмоционально стабильным.