Секретарь-референт

• Принимать и распределять телефонные звонки, отправлять и принимать исходящую и входящую корреспонденцию, регистрировать и вести журналы входящей и исходящей корреспонденции;
• Осуществлять закупку канцелярских товаров, бакалеи, авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников Общества;
• Подготавливать рассылки, копировать, сканировать документы;
• Составлять и оформлять управленческую документацию (приказы, распоряжения, информационно-справочные документы, входящую/исходящую документацию);
• Принимать участие в разработке процедуры оформления и движения нормативно-распорядительных документов по структурным подразделениям Общества и контролировать данный процесс;
• Организовывать совещания, переговоры, командировки, встречу гостей Общества;
• Взаимодействовать с курьерскими службами (входящие/исходящие);
• Обеспечивать информационное взаимодействие с подразделениями и должностными лицами Общества;
• Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, которые представляются на подпись руководству Общества, в том числе Генеральному директору;
• Осуществлять контроль исполнения поручений руководства Общества, в том числе Генерального директора;
• Документально оформлять решения руководства, в том числе Генерального директора, и доводить их до сведения работников;
• Участвовать в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей;
• Участвовать в рабочих совещаниях;
• Составлять отчетность;
• Соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка, трудовую дисциплину, требования по охране труда, обеспечению безопасности труда и пожарной безопасности;
• Бережно относиться к имуществу Общества и других сотрудников;
• Не разглашать коммерческую, служебную и иную тайну, ставшую ему известной в связи с исполнением своих трудовых обязанностей.

Высшее образование и стаж работы не менее 2 лет.

Должен знать:

• Федеральные законы и нормативные правовые документы, регламентирующие осуществление предпринимательской и коммерческой деятельности, в том числе законодательство и правовую базу субъектов Российской Федерации;
• Постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности Общества и ведения делопроизводства;
• Основы самоменеджмента и управления времени;
• Правила защиты конфиденциальной информации;
• Основы трудового законодательства;
• Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты объектов;
• Этику делового общения, этикет и основы международного протокола;
• Правила установления деловых контактов и ведения телефонных переговоров.

Знание программного обеспечения:

• ЭДО;
• 1С:Документооборот, 1С:ERP Управление предприятием;
•  Продвинутый пользователь MS Office (Word, Excel, PowerPoint).