Секретарь руководителя

- организация работы канцелярии.

- ведение делопроизводства в системе электронного документооборота.

- своевременная обработка поступающей и исходящей корреспонденции, ее передача исполнителю или отправка адресату.

- формирование реестра почтовых отправлений, отправка корреспонденции.

- учет поступающих обращений граждан, анализ и контроль за порядком рассмотрения.

-   ведение протоколов еженедельных совещаний директора Учреждения.

- контроль сроков исполнения документов и поручений руководства, составление  справки по результатам контроля за исполнением.

- осуществление проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях Учреждения.

-  составление сводной номенклатуры дел Учреждения.

- актуализация действующей Инструкции по делопроизводству, контроль за исполнением требований Инструкции структурными подразделениями, методическое руководство по вопросам делопроизводства.

- обеспечение проведения работ по экспертизе ценности архивных документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения и их передача на хранение в архив Учреждения, составление актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли

- знание законодательства РФ и методических материалов, касающихся   документационного обеспечения управления; стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации; организацию делопроизводства в учреждениях; (в том числе электронный документооборот); правила хранения дел, в том числе документов ограниченного доступа; схемы документооборота, базы данных; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; правила подготовки и передачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов. Знания в области архивного делопроизводства приветствуются.

).

- владение навыками и умениями:

  работы с входящей, исходящей, внутренней документацией.

  работы в системе электронного документооборота (регистрация, контроль документов, информационно-справочная работа с документами).

ü применения информационно-коммуникационных технологий для работы с документами.

  разработки (актуализации) инструкций, положений, иных локальных нормативных документов по организации делопроизводства.

  ведения делопроизводства, оформления документов (деловое письмо, нормативный документ).

  составления отчетов и справок по результатам исполнения поручений и распоряжений руководства, проведения анализа исполнительской дисциплины.

  оформления и формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

  обеспечения сохранности документов.

  подготовки дел для передачи в архив.

- наличие высшего образования, стажа работы по организационному и документационному обеспечению деятельности организации не менее двух лет (желательно в государственных бюджетных учреждениях Повышение квалификации по организационному и документационному обеспечению деятельности организации.