Помощник руководителя
Вакансия "Помощник руководителя"
Полная занятость, полный рабочий день
Коми, республика
г. Ухта
Обязанности
3. 1. Выполнять поручения и задачи, поставленные генеральным директором.
3. 2. Обеспечивать входящие и исходящие звонки генерального директора.
3. 3. Вести учёт и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременно передавать документы, сообщения и информацию руководству (письменно или устно).
3. 4. Осуществлять техническую помощь руководству (копирование, печать, сканирование и пр. ).
3. 5. Вести телефонную и информационную базу руководства (контакты, дни рождения клиентов).
3. 6. Организовывать прием посетителей руководства: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорной комнаты до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность).
3. 7. Отслеживать поступление документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства и своевременную их передачу. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, письма по электронной почте).
3. 8. Составлять и редактировать деловые письма для руководства.
3. 9. Контролировать сохранность документов в приемной руководства.
3. 10. Соблюдать конфиденциальность входящей и исходящей информации.
3. 11. Организовывать приобретение, возврат билетов, бронирование гостиниц для руководства и сотрудников, убывающих в командировку (отслеживать поступление счетов-фактур, счетов и актов).
3. 12. Осуществлять контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений генерального директора предприятия, взятых на контроль.
3. 13. Вести делопроизводство, с применением компьютерной техники и современных программ на уровне квалифицированного пользователя ПК, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
3. 14. Обеспечивать рабочее место генерального директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
3. 15. Формировать дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивать их сохранность.
3. 16. Участвовать в подготовке проектов договоров научно-исследовательских работ, лабораторных работ, хозяйственных договоров Общества, проведении их правовой экспертизы, участвовать в подготовке заключений коллективного договора и соглашений.
3. 17. Готовить документы для согласования с единственным участником Общества крупных сделок, сделок с заинтересованностью, иных сделок, требующих одобрения в соответствии с Уставом Общества и федеральными законами.
3. 18. Вести секретное делопроизводство
3. 19. Контролировать актуальную информацию сайта Общества.
Общие требования
высшее профессиональное образование по специальности «Экономика и управление», «Юриспруденция», «Геология нефти и газа» и стаж работы не менее 3 лет.