Секретарь руководителя

1.       Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам Общества.

2.                                   Регистрация поступающих телефонных звонков.

3.                                   Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.

4.                                   Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками Общества.

5.                                   Ведение журнала записи посетителей.

6.                                   Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей.

7.                                   Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам Общества.

8.                                   Организация и бронирование переговорных комнат.

9.                                   Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе, приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).

10.                             Доставлять по назначению деловые бумаги, пакеты, письма, книги и т. п. в соответствии с журналом учета поездок и указаниями руководителя, а также их получение и доставка от других организаций.

11.                             Ведение учета и регистрации входящей и исходящей документации Общества, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.  

12.                             Доставка, отправка (получение) почтовых отправлений (корреспонденции) во ФГУП « Почта России» , в курьерских службах.

13.                             Оформление и предоставление в установленном порядке и в установленные сроки в бухгалтерию Общества для отчета первичных учетных документов по отправке и получению почтовой и иной корреспонденции Общества.        

14.                             Выполнять поручения в указанные сроки, докладывать о выполнении либо о причинах, препятствующих выполнению, руководителю или уполномоченному лицу.

15.                             Своевременно получать доверенности, необходимые для выполнения поручений.

16.                             Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.

17.                             Подготавливает и сдает в архив Общества документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

18.                             С применением МФУ, в случае обращения специалистов структурных подразделений Общества снимает и предоставляет копии/сканированные копии документов Общества.

19.                             Выполнять отдельные служебные поручения непосредственного руководителя.

Требования к квалификации: высшее, неполное высшее, или среднее специальное образование, стаж работы по аналогичной должности 6 месяцев и более, знание делопроизводства, программ Microsoft Office (опытный пользователь).