Секретарь руководителя

3. 1. Секретарь-руководителя исполняет следующие обязанности:

3. 1. 1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2. 1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет прием и первичную обработку входящих документов;

2) выполняет предварительное рассмотрение и сортировку документов на регистрируемые и нерегистрируемые;

3) подготавливает входящие документы для рассмотрения руководителем;

4) регистрирует входящие документы;

5) организует доставку документов исполнителям;

6) ведет базу данных документов организации;

7) ведет информационно-справочную работу;

8) производит обработку и отправку исходящих документов;

9) организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

10) контролирует исполнение документов в организации.

3. 1. 2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2. 1 настоящей должностной инструкции:

1) контролирует разработку номенклатуры дел организации;

2) проверяет правильность оформления документов и отметок об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;

3) контролирует формулирование заголовков дел и сроки их хранения;

4) формирует дела;

5) контролирует правильное и своевременное распределение и подшивку документов в дела.

3. 1. 3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2. 1 настоящей должностной инструкции:

1) проверяет сроки хранения документов, проверяет протокол работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

2) проверяет внутреннюю опись дел для особо ценных документов;

3) контролирует оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;

4) контролирует оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;

5) контролирует составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения;

6)контролирует и визирует передачу дел в архив организации.

3. 1. 4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

1. 4. Секретарь-руководителя должен уметь:

1) работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;

2) пользоваться базами данных, в том числе удаленными;

3) пользоваться справочно-правовыми системами;

4) пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации;

5) применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;

6) организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;

7) осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;

8) контролировать и проверять своевременную разработку номенклатуры дел структурных подразделений;

9) использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;

10) организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;

11) правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;

12) систематизировать документы внутри дела;

13) обеспечивать сохранность и защиту документов организации;

14) применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами;

15) пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;

16) оформлять документы экспертной комиссии;

17) оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;

18) производить хронологически-структурную систематизацию дел;

19) контролировать техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;

20) проверять и согласовывать опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;

21) применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами;