Секретарь руководителя

Секретарь   обязан:

- выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя учреждения и его подразделений;

- получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников;

- организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание;

- осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы;

- обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя;

- передавать и принимать информацию по приёмно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др. );

- печатать по указанию руководителя различные материалы;

- вести делопроизводство, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять её систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после её рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;

- следить за сроками выполнения работниками поручений руководителя, взятых на контроль;

- принимать документы на подпись руководителю;

- принимать личные заявления работников, учащихся и их родителей (лиц, их заменяющих);

- организовывать приём посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

- формировать дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив;

- готовить документы для тиражирования на множительной техники, а также копировать документы на персональном ксероксе;

- вести и хранить книгу приказов;

- выполнять приёмку исходящих   и входящих документов;

- регистрировать исходящие и входящие документы;

- отвечать за организацию работы с персональными данными в учреждении.

коммуникабельность, дисциплинированность, трудолюбие