Секретарь руководителя

- Приём и распределение телефонных звонков. Перенаправление и распределение телефонных звонков директору и сотрудникам МКУ « Управление культуры» ГО г. Кумертау РБ. Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону

- Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приёма. Приём и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации.

-  Приём и первичная обработка входящих документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Подготовка и регистрация входящих документов для рассмотрения директором. Организация доставки документов исполнителям. Ведение базы данных документов организации. Обработка и отправка исходящих документов. Организация работы по регистрации, учёту, хранению. Контроль исполнения документов в организации.

- Разработка номенклатуры дел организации. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения. Формирование дел, формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения. Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.

- Организация телефонных переговорах руководителя. Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров.

- Организация и поддержание функционального рабочего пространства.

- Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря. Печать, размножение служебных документов и других материалов. Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа)

- Информирование работников организации о решениях руководителя. Оповещение работников о предстоящих мероприятиях. Организация встреч трудового коллектива с директором. Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.

На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (бакалавриат/специалитет), или среднее профессиональное образование (программы подготовки специалистов среднего звена). Стаж работы не менее двух лет при среднем профессиональном образовании.