Старший инспектор отдела организационной работы

Секретарь управляющего делами администрации

Секретарь управляющего делами Администрации города Азова должен:

Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению деятельности управляющего делами.

Получать сведения, необходимые управляющему делами от структурных подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников.

Организовывать телефонные переговоры, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание.

Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых управляющим делами (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания).

Принимать поступающую корреспонденцию, после рассмотрения, передает ее в соответствии с его резолюцией в структурные подразделения администрации города Азова или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответа.

При регистрации отправляемой документации проверять наличие приложений и направлять оригинал адресату в электронном виде либо через средства почтовой связи.

Контролировать сроки исполнения документов  и докладывать об их нарушениях.

Работать в системе электронного документооборота и делопроизводства « Дело» , в том числе:

- регистрировать входящую и исходящую документацию;

- вносить проект резолюции управляющего делами;

- ставить отметку об исполнении документов;

- контролировать сроки исполнения документов, отписанных управляющему делами.

По поручению управляющего делами составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем. Печатать служебные материалы, необходимые для его работы.

Организовывать прием граждан, проводимый управляющим делами.

Осуществлять контроль за своевременным рассмотрением письменных и устных обращений граждан.