Секретарь руководителя

-Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства и  контроль этапов выполнения решений или операций, зафиксированных в документах.

-Внедряет и работает в системе электронного документооборота.

-Выполняет работу с документами в рамках инструкции по делопроизводству, установленную в учреждении. Знакомит работников с приказами по основной деятельности.

-Принимает меры по упорядочению состава документов информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

-Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

-Принимает участие в проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники. Актуализирует локальные нормативные акты учреждения с учетом внедрения современных методов работы с документами.

-Осуществляет консультационную деятельность по вопросам, связанным с организационно-распорядительной документацией учреждения.

-Оказывает поддержку и помощь работникам учреждения по вопросам документационного обеспечения.

-Подготавливает локальные нормативные акты по документационному обеспечению управления учреждения.

-Разрабатывает формы документов, используемых в документационном обеспечении учреждения.

-Оказывает помощь руководителю в планировании рабочего времени (распределяет рабочее время на день, неделю, месяц):

-организация телефонных переговоров руководителя;

-организация командировок руководителя;

-организация работы с посетителями в приемной руководителя;

-организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий;

-организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя;

-организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;

-организация работы с документами в приемной руководителя;

-организация хранения документов в приемной руководителя;

-обеспечение руководителя информацией;

-Подготавливает отчеты и аналитические справки директору по вопросам документационного обеспечения в учреждении.

-Следит за изменениями в законодательных и нормативных актах Российской Федерации по вопросам управления документацией.

-Осуществляет печать служебных документов и других материалов для руководителя.

-Подготавливает отчетность о проделанной работе.

-Осуществляет планирование и оформление планировщика (органайзера) руководителя:

-производит внесение информации в планировщик (органайзер);

-производит согласование с руководителем временных планов;

-производит согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;

-производит информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий;

-производит предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий;

-осуществляет формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций;

-производит обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;

-осуществляет организацию приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда;

-осуществляет организацию оформления интерьера приемной руководителя;

-Проводит учет документов, поступающих на имя руководителя;

-Осуществляет организацию доставки документов исполнителям;

-Выполняет создание и ведение базы данных документов руководителя;

-Производит контроль исполнения документов и поручений руководителя;

-Осуществляет отправку корреспонденции по средствам электронной связи только с официального электронного адреса. Регистрацию корреспонденции, направляемой и принимаемой по средствам электронной связи производить дополнительно в отдельном журнале учета. В случае поступления электронного письма, осуществлять его распечатку и незамедлительную передачу для регистрации и последующего доведения до директора.

опыт работы, справка об отсутствии судимости