Секретарь - референт

Выполнение личных поручений руководителя.

Прием и распределение корреспонденции и документации между подразделениями.

Ведение документооборота подразделения, регистрация входящих и исходящих писем, пакетов и телеграмм.

Заказ билетов, трансферов, гостиниц,  

Заказ и оформление пропусков, прием делегаций, организация аудио и видео конференций.

Хозяйственное обеспечение приемной.

Прием и обработка входящих звонков (переадресация‚ фиксирование контактной информации и т. п. )‚ электронной почты‚ факсимильных сообщений.

Сканирование‚ копирование и пересылка файлов по запросу руководителей.

Работа с орг. техникой (принтер, сканер, факс, копир, компьютер).

Работа в качестве офис-менеджера компании и секретаря генерального директора.

Работа с посетителями.

Чай, кофе для руководства.

Работа на ПК (Word, Excel, Интернет, Почтовые программы: Bat, Outlook Express).

Отправление корреспонденции (почта, курьерские службы: Pony Express, DHL и другие).

* Прием и учет поступающей в адрес организации корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов.

* Осуществляет прием и передачу входящих и исходящих телефонных звонков и факсимильных сообщений между руководством предприятии и структурными подразделениями, а также обеспечивает связь со сторонними организациями.

* Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефон, компьютер), своевременно доводит до сведения информацию, полученную по каналам связи.

* По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

* Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

* Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

Самостоятельность в зоне своей ответственности.

Ответственность.

Внимательность.

Пунктуальность.

Доброжелательность.

Готовность к ненормированному рабочему дню.

Презентабельная внешность.

Исполнительность.

Аккуратность.

Высшее образование в области делопроизводства и филологии.

Опытный пользователь ПК, знание стандартных программ MS Office, Интернет, почтовые программы: Bat, Outlook Express.

Опыт работы с руководителем высшего звена, средней или крупной компании не менее 1 года.

Умение вести деловую переписку на русском.

Гибкость и стрессоустойчивость.

Великолепное владение знаниями, умениями и навыками ведения делопроизводства и делового этикета.

Грамотная устная и письменная речь.