Секретарь-администратор

1. Проверять правильность оформления подготовленных проектов документов (постановлений, распоряжений), передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование и распечатку.

2. Принимать документы и личные заявления на подпись главы Администрации.

3. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы главы Администрации.

4. Составлять по поручению главы Администрации письма, запросы, другие документы.

5. Печатать по указанию главы Администрации служебные материалы, необходимые для его работы.

6. Приглашать по поручению главы Администрации его заместителей, управляющего делами, руководителей предприятий, организаций и учреждений района.

7. При необходимости выполнять разовые поручения руководителей Администрации района.  

8. Внимательно выслушивать всех обратившихся по телефону, давать необходимые рекомендации, в случае затруднений с ответом докладывать о содержании телефонного разговора руководителям, не оставляя ни одного вопроса без ответа, записывать телефонные переговоры в отсутствии руководителей с последующей передачей информации.

9. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

10. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

11. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).

12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

13. Копировать и сканировать документы на персональном ксероксе.

14. Осуществлять контроль исполнения работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.

15. Принимать и регистрировать обращения граждан в журнале, а также в программе СЭД « Дело» .

16. Вести запись на личный прием граждан главой, доводить до сведения граждан информацию о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах.

17. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Социальный пакет

Должен обладать навыками: квалифицированного планирования своей работы, обеспечения выполнения задач, эффективного сотрудничества с коллегами, владения компьютерной и другой оргтехникой, необходимым программным обеспечением, сбора и систематизации информации, работы со служебными документами, систематического повышения своей квалификации