Секретарь руководителя

Вести прием и сортировку поступающих в приемную входящих  документов.

Подготавливать входящие документы для рассмотрения начальником.

Организовывать работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.

Правильно и своевременно распределять и подшивать документы.

Доводить до сведения работников Учреждения распоряжения начальника.

Проверять исполнения поручений начальника в установленный срок.

Оформлять распорядительные (приказы, распоряжения) и информационно-справочные документы (служебные письма, справки, докладные и служебные записки).

Документально оформлять решения начальника, доводить до сведения работников Учреждения устных распоряжений начальника.

Организовывать хранение документов в приёмной Учреждения.

Своевременно обрабатывать и отправлять исходящие документы.

Грамотно составлять и печатать служебные документы и материалы.

Осуществлять воинский учёт, кадровый учёт и делопроизводство Учреждения.

Вести график отпусков работников Учреждения.

Принимать, регистрировать и хранить заявления работников Учреждения.

Своевременно предоставлять отчетность по имеющимся вакансиям в Учреждении.

Оформлять документацию при приёме, переводе и увольнении работников в Учреждении.

  Ознакамливать работников с локальными актами Учреждения.

  Вести учёт, хранить и заполнять трудовые книжки работников Учреждения.

На  должность  секретаря  руководителя назначается  лицо,   имеющее  высшее образование (специалитет, бакалавриат) либо среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

Работник должен знать:

Правила защиты конфиденциальной служебной информации.

Правила и этику делового общения.

Структуру Учреждения и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами.

Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления.

Правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем.

Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами.

Типовые сроки исполнения документов.

Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами.

Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел.

Состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней.

Трудовое законодательство РФ, основы воинского и кадрового учёта.

Правила ведения, оформления и хранения трудовых книжек.

Правила оформления при приеме на работу, увольнении и переводе.

Порядок проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников Учреждения.

Требования охраны труда в части, регламентирующей выполнение трудовых обязанностей.