Секретарь-делопроизводитель

Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

-Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы.

-Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

-Принимать документы и личные заявления на подпись руководителю организации.

-Готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

-Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.

-Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

-По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

-Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний,   проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

-Передавать распоряжения конкретным исполнителям, структурным подразделениям, осуществлять контроль за исполнением работниками  организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

-Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

-Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных.

-Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

-Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя;

-Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем;

-Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов;

-Подготовка презентаций по указанию руководителя;

-Подготовка и проведение пресс-конференций руководителя;

-Организация переговоров, обеспечение участников информационными материалами, ведение записей переговоров.

-Составлять план поездки руководителя;

- Оформлять документы, необходимые для деловой поездки, командировки руководителя;

- Составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов;

- Составлять пресс-релизы;

-Вести переговоры с партнерами;

-Работать в режиме многозадачности;

-Работать с большим объемом информации;

-Создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя.