Секретарь руководителя

1. 1.           Осуществлять работу по организационному обеспечению административной деятельности руководителя.

1. 2.           Осуществлять в рамках своей компетенции ведение делопроизводства, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации.

1. 3.           Принимать и регистрировать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с резолюцией руководителя в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

1. 4.           Обеспечивать формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи и посредством почтовой связи.

1. 5.           Принимать документы и личные заявления на подпись заместителя начальника Управления.

1. 6.           Отвечать на телефонные звонки, фиксировать и передавать служебную информацию заместителя начальника Управления.

1. 7.           По поручению заместителя начальника Управления составлять письма, запросы, другие документы.

1. 8.           Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых заместителем начальника Управления (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

1. 9.           Осуществлять контроль за своевременным исполнением работниками указаний и поручений заместителя начальника Управления.

1. 10.   Обеспечить рабочее место заместителя начальника Управления необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создать условия, способствующие эффективной работе руководителя.

1. 11.             Контролировать правильное формирование дел структурными подразделениями в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

  1. 12.             Своевременно направлять предложения в отдел документооборота Управления для формирования сводной номенклатуры дел, контролировать порядок и оформление дел, организовывать своевременную передачу дел в архив, обеспечивать их учет и сохранность.

1. 13.             Выполнять отдельные служебные поручения заместителя начальника Управления.

1. 14.             Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, трудовую дисциплину, правила и нормы охраны труда и техники безопасности, меры пожарной безопасности и противопожарного режима.

правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т. д. ).