Секретарь руководителя

Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности генерального директора.

Регистрировать, передавать на визирование и исполнение, хранение входящей/ исходящей внешней (писем, запросов, приглашений, уведомлений и т. п. ) и внутренней (приказов по основной деятельности, служебных и докладных записок, заявлений работников и т. п. ) документации.

Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов.

Сканировать и оперативно передавать в управляющую компанию срочную документацию (уведомления ИФНС, судебные письма, уведомления и т. д. ).

Регистрировать, выдавать справки о заработной плате, выплаченных алиментах по заявлениям сотрудников.

Заполнять реквизиты, контролировать подписание, регистрировать хозяйственные договоры и доп. соглашения к ним.

Оформлять командировки сотрудников организации: оформлять приказы о командировании, вести журнал командировок, организовывать покупку билетов, бронь гостиниц, подготавливать документы для получения виз.

Ставить отметки прибытия/убытия сотрудникам, прибывшим в командировку на предприятие.

Организовывать документальное сопровождение всех культ - массовых мероприятий (поздравления глав, утренники, оформление открыток, организация получения подарков, венков, составление и согласование списков участников, поздравляемых, вручение подарков, и т. д. ).

Осуществлять организацию работы приемной предприятия: прием посетителей, прием и распределение входящих звонков, обеспечение кофе-брейков, организация совещаний (оповещение участников, подготовка помещения).

Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя, подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.

Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию, доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения, информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составлять письма, запросы и другие документы, готовить ответы авторам писем.

Вести контрольно-регистрационную картотеку, обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

Дисциплинированность, ответственность, коммуникабельность