Секретарь руководителя

Секретарь директора школы выполняет следующие должностные обязанности:

3. 1. В рамках трудовой функции оказания помощи директору в планировании рабочего времени:

информирует директора школы о регламенте намеченных встреч, совещаний и заседаний, педагогических советов, общешкольных и иных мероприятий; предупреждает о приближении времени намеченных мероприятий, согласовывает временные планы; согласовывает телефонные переговоры с представителями вышестоящих организаций, с попечителями, руководителями иных образовательных учреждений; согласовывает встречи и мероприятия с сотрудниками школы и профсоюзным комитетом, с родителями и родительским комитетом, руководителями методических объединений, с советом учащихся и иными советами и комитетами школы; формирует резерв времени для непредвиденных ситуаций; вносит информацию в планировщик (органайзер). 3. 2. В рамках трудовой функции планирования рабочего дня секретаря:

согласовывает планы с планами и сроками работы директора школы; распределяет рабочее время (на день, неделю, перспективу); переносит невыполненные запланированные задачи; выполняет типичные ежедневные дела; выбирает и оформляет планировщик секретаря; ведет дневник (на электронном и /или бумажном носителе). 3. 3. В рамках трудовой функции организации телефонных переговоров директора:

ведет базу телефонных контактов руководителя школы; соединяет директора школы с конкретными абонентами; регистрирует поступающие в приемную телефонные звонки; перенаправляет отдельные телефонные звонки заместителям директора; получает необходимую информацию и передает санкционированную информацию по телефону; устанавливает контакт с собеседником, поддерживает и развивает деловую беседу в процессе телефонных переговоров. 3. 4. В рамках трудовой функции организации работы с посетителями в приемной директора:

организовывает личный прием посетителей директором школы; устанавливает порядок приема для различных категорий посетителей; ведет журнал предварительной записи на прием, журнал посещений, регистрирует посетителей; содействует оперативному рассмотрению жалоб, просьб и предложений сотрудников школы, родителей (законных представителей) обучающихся, иных посетителей; осуществляет прием личных заявлений сотрудников, обучающихся и их родителей (законных представителей); организовывает прием представителей организаций, являющихся шефами школы, членов попечительского совета, партнеров школы и т. д. ; сервирует чайный (кофейный) стол в кабинете директора; принимает меры по сохранению конфиденциальной информации в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете директора школы. 3. 5. В рамках трудовой функции организации подготовки мероприятий с участием директора:

информирует работников о намечающемся совещании, педсовете, ином мероприятии; подготавливает и вывешивает на информационный стенд повестку дня мероприятия с участием директора; помогает в подготовке доклада директора школы, презентационных материалов; рассылает приглашения лицам, приглашенным на общешкольное мероприятие. 3. 6. В рамках трудовой функции организации исполнения решений, осуществления контроля исполнения поручений директора:

документально оформляет решения директора школы (приказы); доводит до сведения работников общеобразовательного учреждения приказы и распоряжения директора; координирует деятельность по исполнению решений директора; ведет сроковый текущий и предупредительный контроль; проверяет исполнение поручений директора в установленный срок; предупреждает сотрудников об истечении срока исполнения поручений директора; фиксирует исполнение поручений; составляет отчеты и аналитические справки о выполнении поручений и решений директора школы. 3. 7. В рамках трудовой функции организации и поддержания функционального рабочего пространства приемной и кабинета директора:

организовывает приемную директора в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда; осуществляет контроль обеспечения директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники; ухаживает за комнатными растениями в приемной и кабинете директора. 3. 8. В рамках трудовой функции составления и оформления управленческой документации:

составляет проекты распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки); составляет различные письма, запросы, готовит ответы авторам обращений по поручению директора школы; печатает служебные документы и другие материалы; размножает служебные документы; контролирует прохождение документов в школы (согласование, подписание и утверждение документа). 3. 9. В рамках трудовой функции организации работы с документами в приемной:

получает, предварительно рассматривает и сортирует документы, поступающие в приемную директора образовательного учреждения; подготавливает документы для рассмотрения директором; ведет учет документов, поступающих на имя директора школы; в соответствии с указаниями директора организовывает передачу документов исполнителям (конкретным сотрудникам) для использования в процессе работы либо для подготовки ответов; составляет и предоставляет в установленные сроки в орган управления образования списки всех классов (контингента школы) и список всех преподавателей каждого учебного года; оперативно вносит текущие изменения в состав контингента учащихся, педагогических и других работников школы; оформляет личные дела детей, принятых на обучение в общеобразовательную организацию; ведет алфавитный журнал всех учащихся; создает и ведет базу данных документов, проводит информационно-справочную работу; контролирует исполнение документов и поручений директора школы. 3. 10. В рамках трудовой функции организации хранения документов:

корректирует номенклатуры дел секретаря и директора школы; формирует и оформляет дела постоянного, долговременного сроков хранения; подготавливает и передает дела в архив школы. 3. 11. В рамках трудовой функции обеспечения директора школы информацией:

собирает и перерабатывает информацию, необходимую для принятия обоснованных управленческих решений; проверяет достоверность, полноту и непротиворечивость данных, исключает дублирование информации; предоставляет данные в едином и удобном для восприятия формате; выявляет наиболее значимые критерии систематизации информации для создания баз данных; формирует и использует базу данных в школы. 3. 12. В рамках трудовой функции организации информационного взаимодействия директора с работниками:

информирует работников школы о решениях директора, совещаниях и заседаниях, педагогических советах и иных мероприятиях; знакомит работников под подпись с соответствующими документами; организовывает обмен информацией между заместителями директора и иными должностными лицами школы; оповещает работников о предстоящих мероприятиях; вызывает сотрудников и обучающихся по поручению директора; информирует директора об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам; информирует директора об обращениях обучающихся, их родителей (законных представителей). 3. 13. В рамках трудовой функции организации командировок:

подготавливает проект приказа о служебной командировке; выписывает командировочное удостоверение и регистрирует его при необходимости; подготавливает документы к поездке; уточняет дату, должности, фамилии в программе командировки. 3. 14. Выполняет различные операции с использованием компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации.

3. 15. Обеспечивает защиту прав и свобод учащихся, родителей (законных представителей), работников школы при обработке персональных данных.

3. 16. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности персональных данных при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия другого законного основания.

3. 17. Соблюдает культуру и этику общения с персоналом образовательного учреждения, обучающимися и родителями (законными представителями), посетителями.

3. 18. Строго соблюдает права и свободы детей, содержащиеся в Федеральном законе «Об образовании в Российской Федерации» и Конвенции ООН о правах ребенка, является примером для школьников.

3. 19. Информирует директора, а при его отсутствии – дежурного администратора о несчастном случае, принимает меры по оказанию первой помощи пострадавшим, вызове скорой медицинской помощи.

3. 20. Соблюдает правила использования сети Интернет.

3. 21. Осуществляет свою деятельность на высоком профессиональном уровне.

3. 22. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

3. 23. Секретарь директора школы соблюдает положения данной должностной инструкции, Устав и Правила внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения, коллективный и трудовой договор, а также локальные акты и приказы руководителя.

3. 24. Проходит в установленном законодательством Российской Федерации порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда, инструктажи по охране труда и пожарной безопасности.

3. 25. Соблюдает правила охраны труда, пожарной и электробезопасности, санитарно-гигиенические нормы и требования, трудовую дисциплину на рабочем месте и режим работы, установленный в школы.

3. 26. Периодически проходит бесплатные медицинские обследования, повышает свою профессиональную компетенцию.

3. 27. Не использует неисправную мебель, электрооборудование, электроприборы, компьютерную и иную оргтехнику или оборудование и мебель с явными признаками повреждения, не курит в помещениях и на территории школы.

нет требований