Специалист

Осуществление работы по организационно-техническому и материально-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора.

Проверка оформления ОРД (приказы, распоряжения) и протоколов на соответствие нормативно-методическим документам, с последующей регистрацией и распределением поручений, ответственным за исполнение данных документов.

Прием корреспонденции, поступающая на рассмотрение руководителя, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов.

Регистрирация исходящей документации в программе электронного документооборота путем заполнения электронной карточки, сканирования документов, присоединения электронных файлов.

Оформление командировочных удостоверений, обеспечение проездными документами, документами на проживание в местах командирования директора и работников ПО.

Участие в организации и сопровождении протокольных мероприятий.

Организация телефонных звонков директора, запись обращений и доведение до его сведения информации.

Организация приема посетителей, встреч и мероприятий.

Регистрация личного приема встреч руководителя с работниками ПО.

Взаимодействие со службами протокола сторонних организаций (партнеров, органов власти и пр. структур) в части организации встреч, визитов, совещаний, установления взаимовыгодных отношений.

Контроль выполнения выданных директору ПО поручений Филиала, Правления Общества и Совета директоров Общества, формирует и предоставляет отчеты об исполнении поручений в указанный срок.

Осуществление контроля за исполнением работниками ПО приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения поручений директора взятых на контроль.

Формирование и предоставление отчета руководителю об исполнении поручений.

Подготовка и своевременно предоставляет информационные материалы директору (доклады, презентации, и т. п. )

Выполнение поручения руководства и решения, принятые органами управления Общества.

Осуществление оперативного поиска необходимой информации по запросу директора ПО.

Осуществление формирование дел (приказы и распоряжения директора ПО), подлежащих сдаче в архив.

Осуществление хранения Журнала учета проверок ПО, предоставление его проверяющим по запросу структурных подразделений, а также направление информации в ОУД Филиала для формирования сводной отчетности

• Уверенный пользователь ПК (знание всех рабочих программ, умение обращаться с оргтехникой);

• Умение вести деловые переговоры, владение деловым письмом;

• Знание правил документооборота, умение оформлять официальные бумаги (приказы, распоряжения, акты и т. д. ).