Секретарь руководителя

1.           Осуществляет работу по организационно – техническому обеспечению административно – распорядительной деятельности руководителя.

2.           Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передаёт её в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3.           Ведёт делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4.           Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

5.           Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

1.           Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

2.           Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения её содержание.

3.           По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

4.           Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов).

5.           Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

6.           Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создаёт условия, способствующие эффективной работе руководителя.

7.           Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

8.           Организует приём посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

9.   Формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив.

10.   Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

111.   Надлежаще вести документооборот в своем подразделении согласно инструкции по делопроизводству.

Секретарь  руководителя должен знать:

- Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия.

- Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства.

- Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.

- Организацию делопроизводства.

- Методы оформления документов.

- Архивное дело.

- Средства вычислительной техники, телекоммуникаций и связи.

- Стандарты унифицированной системы организационно – распорядительной документации.

- Правила составления деловых писем с использованием типовых форм.

- Основы этики и эстетики.

- Правила делового общения.

- Основы административного права и законодательства о труде.

- Правила внутреннего распорядка.

- Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 2 лет.