Секретарь-машинистка

  Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя учреждения или его подразделений.

Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.

Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др. ).

Печатает по указанию руководителя различные материалы.

Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в учреждении порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

Выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора , обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Принимает документы и личные заявления работников на подпись руководителю.

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Осуществляет контроль исполнения работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также своевременного рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение и взятых на контроль, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

Организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним,   содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Ведет контрольно-регистрационную картотеку

Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы и вводит текущую информацию в базу данных.

Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, копирует входящие и исходящие документы, а также документацию внутреннего пользования на персональном ксероксе.

Знание ПК