Секретарь-машинистка

В рамках трудовой функции «Оказание помощи директору школы в планировании рабочего времени»:

-производит согласование с директором школы временных планов;

-производит согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;

-производит информирование директора школы о регламенте намеченных мероприятий;

-производит предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий;

-осуществляет формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций.

3. 1. 2. В рамках трудовой функции «Планирование рабочего дня секретаря-машиниста»:

-производит согласование планов с планами и сроками работы директора школы;

-  производит распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу);

-  производит перенесение невыполненных запланированных задач;

-  осуществляет выполнение типичных ежедневных дел.

3. 1. 3. В рамках трудовой функции «Организация телефонных переговоров директора школы»:

-выполняет ведение базы телефонных контактов директора школы;

-производит соединение директора школы с конкретными абонентами;

-  производит подготовку материалов для телефонных переговоров директора школы;

-осуществляет регистрацию поступающих в приемную телефонных звонков;

-производит перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам;

-  осуществляет получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону;

-осуществляет установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров;

-осуществляет оказание помощи директору школы при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.

3. 1. 4. В рамках трудовой функции «Организация работы с посетителями в приемной директора школы»:

-  производит организацию личного приема посетителей директором школы;

-производит установление порядка приема для различных категорий посетителей;

-производит регистрацию посетителей;

-осуществляет содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников школы;

-  осуществляет принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете директора школы.

3. 1. 5. В рамках трудовой функции «Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий»:

-  осуществляет подготовку повестки дня мероприятия;

-  производит оформление списка участников мероприятия;

-осуществляет информирование участников о намечающемся мероприятии;

-  выполняет рассылку информационных материалов участникам конферентного мероприятия;

-осуществляет решение вопросов технического оснащения мероприятия;

-оказывает помощь в подготовке доклада директора школы, презентационных материалов;

-осуществляет организацию подготовки президиума и рабочих мест участников;

-осуществляет организацию встречи участников мероприятия.

3. 1. 6. В рамках трудовой функции «Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений директора школы»:

-производит документальное оформление решений директора школы;

-осуществляет доведение до сведения работников школы распоряжений директора школы;

-  проводит проверку исполнения поручений директора школы в установленный срок;

-  производит предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений директора школы;

-производит фиксацию исполнения поручений.

3. 1. 7. В рамках трудовой функции «Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета директора школы»:

-  производит обеспечение рабочего места директора школы необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;

-осуществляет организацию оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами;

-производит обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой.

3. 1. 8. В рамках трудовой функции «Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря-машиниста»:

-осуществляет разработку должностной инструкции секретаря-машиниста;

-осуществляет разработку инструкции по делопроизводству.

3. 1. 9. В рамках трудовой функции «Составление и оформление управленческой документации»:

-  выполняет составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);

-осуществляет печать служебных документов и других материалов;

-выполняет размножение служебных документов;

-  осуществляет контроль прохождения документов в школе (согласование, подписание и утверждение документа).

3. 1. 10. В рамках трудовой функции «Организация работы с документами в приемной директора школы»:

-осуществляет получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную директора школы документов;

-выполняет подготовку документов для рассмотрения директором школы;

-проводит учет документов, поступающих на имя директора школы;

-осуществляет организацию доставки документов исполнителям;

-  выполняет создание и ведение базы данных регистрации документов;

-выполняет ведение информационно-справочной работы;

-производит контроль исполнения документов и поручений директора школы.

3. 1. 11. В рамках трудовой функции «Организация хранения документов в приемной директора школы»:

-осуществляет разработку разделов номенклатуры дел школы;

-производит формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;

-выполняет подготовку и передачу дел в архив школы.

3. 1. 12. В рамках трудовой функции «Обеспечение директора школы информацией»:

-производит сбор и переработку информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений;

-выполняет проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;

-осуществляет предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате;

-  производит выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных;

-  производит формирование и использование баз данных в школе.

3. 1. 13. В рамках трудовой функции «Организация информационного взаимодействия директора школы с подразделениями и должностными лицами школы»:

-осуществляет информирование работников школы о решениях директора школы;

-осуществляет организацию обмена информацией между подразделениями и должностными лицами школы;

-производит оповещение работников о предстоящих мероприятиях;

-осуществляет организацию встреч трудового коллектива с руководством;

-производит информирование директора школы об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.

3. 1. 14. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения директора школы.

обеспечивать информационную безопасность деятельности школы;

применять информационно-коммуникационные технологии;

использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;

соблюдать служебный этикет;

использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри школы.