Секретарь, офис-менеджер

Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону

Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками

Ведение журнала записи посетителей

Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации

Прием и первичная обработка входящих документов

Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем

Регистрация входящих документов

Организация доставки документов исполнителям

Ведение информационно-справочной работы

Обработка и отправка исходящих документов

Контроль исполнения документов и заданий руководства организации

Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела

Согласование с руководителем времени планируемых действий

Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками

Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий

Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий

Ведение базы телефонных контактов руководителядействия

Соединение руководителя с конкретными абонентами

Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя

Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону

Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров

Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций

Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя

Организация личного приема посетителей руководителем

Установление порядка приема для различных категорий посетителей

Ведение журнала предварительной записи на прием

Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации

Документальное оформление решений руководителя

Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя

Координация деятельности по исполнению решений руководителя

Ведение срокового текущего и предупредительного контроля

Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок

Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя

Фиксация исполнения поручений

Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя

Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями

Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда

Организация оформления интерьера приемной руководителя

Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой

Организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими принадлежностями

Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой

Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания

Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки)

Печать служебных документов и материалов

Размножение служебных документов

Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа)

возможна годовая премия

Необходимые умения

Редактировать тексты служебных документов

Пользоваться унифицированными формами документов

Оформлять кассовые финансовые документы и документы по учету накладных расходов

Печатать служебные документы

Пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой

Работать с компьютером, сканером

Пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы)

Пользоваться электронной почтой

Пользоваться системами электронного документооборота

Обеспечивать информационную безопасность деятельности организации