Секретарь руководителя

• Работа в систеие МОСЭДО, АИС Контингент. Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации. Регистрация поступающих телефонных звонков.
• Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.
• Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками. Ведение журнала записи посетителей.
• Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей. Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации. Прием и первичная обработка входящих документов. Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые.
• Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем. Регистрация входящих документов. Организация доставки документов исполнителям.
• Ведение базы данных документов организации. Ведение информационно-справочной работы.
• Обработка и отправка исходящих документов. Организация работы по регистрации,  учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
• Контроль исполнения документов в организации.
• Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с  партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками.
• Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий. Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий. Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций.
• Выполнение типичных ежедневных дел. Ведение базы телефонных контактов руководителя. Соединение руководителя с конкретными абонентами.
• Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя. Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам.
• Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону. Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы
• в процессе телефонных переговоров. Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.
• Организация личного приема посетителей руководителем. Установление порядка приема для различных категорий посетителей. Ведение журнала предварительной записи на прием. Регистрация посетителей.
• Документальное оформление решений руководителя. Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя. Координация деятельности по исполнению решений руководителя.
• Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки).
• Печать служебных документов и других материалов. Размножение служебных документов.
• Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа). Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов. Подготовка документов для рассмотрения руководителем. Учет документов, поступающих на имя руководителя.
• Информирование работников организации о решениях руководителя. Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации.
• Оповещение работников о предстоящих мероприятиях. Организация встреч трудового коллектива с руководством.
• Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.

Пунктуальность, стрессоустойчивость, доброжелательность, внимание к деталям.