Секретарь руководителя

В обязанности секретаря административно-управленческого персонала входит:

1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора Дворца культуры.

2. Принимать поступающую на рассмотрение директора Дворца культуры корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимать документы и личные заявления на подпись директору Дворца культуры.

5. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы директора Дворца культуры.

6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.

7. Организовывать проведение телефонных переговоров директора Дворца культуры, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т. п. ), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

8. По поручению директора Дворца культуры составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором Дворца культуры (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

10. Осуществлять контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора Дворца культуры, взятых на контроль.

11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.

12. Обеспечивать рабочее место директора Дворца культуры необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

13. Печатать по указанию директора Дворца культуры служебные материалы, необходимые для его работы, или ввести текущую информацию в банк данных.

14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

15. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

16. Копировать документы на персональном ксероксе.

На должность секретаря административно-управленческого персонала назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.