Помощник генерального директора

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, регистрирует в журнале учета входящей корреспонденции обрабатывает и передает её в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов.

Готовит документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и предоставлении информации при подготовке и принятии решений. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись.

Организовывает: – проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения её содержание; – прием посетителей,   содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

–принимает телефонограммы, своевременно доводит до  сведения информацию.

Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телефону), электронной почте и своевременно доводит ее до сведения руководителя.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы на письма.

 Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

 Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

 Осуществляет контроль над исполнением работниками  Общества изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

 Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

 Печатает по  указанию   руководителя   служебные   материалы, необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных.

 Формирует дела в соответствии с утвержденной  номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Планирует рабочий дня руководителя.

Назначает деловые встречи по указанию руководителя.

 Содержит свое рабочее место в порядке и чистоте.

На должность помощника генерального директора назначается лицо, имеющее  высшее образование без предъявления   требований к  стажу работы или среднее профессиональное  образование соответствующий опыт работы не менее 1 года.