Секретарь руководителя

Секретарь выполняет следующие обязанности:

Обеспечивает своевременную и полную передачу информации по документам, поступившим по официальным каналам электронной и факсимильной связи, используемым в ОАО « РЖД» , начальнику депо, а в случае его временного отсутствия заместителю начальника депо, исполняющему его обязанности.

Организует проведение телефонных переговоров начальника депо, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам.

Регистрирует в ЕАСД входящие документы, поступившие из сторонних организаций.

Регистрирует в ЕАСД исходящие документы, протоколы, поручения, приказы и распоряжения, подготовленные установленным порядком работниками депо.

Осуществляет контроль за ходом исполнения поручений и снятием их с контроля в установленном порядке. На основании ведомостей ЕАСД ведет учет, обобщение, подготовку анализа хода и результатов исполнения документов.

Готовит для начальника депо информацию о состоянии дел с исполнением документов и вырабатывает предложения по своевременному и качественному их исполнению.

В течение рабочего времени постоянно осуществляет контроль за поступающими по электронной почте сообщениями и документами, проверяет их по срокам исполнения, важности и доводит информацию до начальника депо.

Оказывает консультативную поддержку работникам подразделений депо при работе в системе электронного документооборота ЕАСД.

По поручению начальника депо печатает письма, содержащие решение вопросов административно-организационного характера, необходимые для его работы.

Ведет календарь рабочего дня начальника депо.

Организует приём посетителей.

Подготавливает для начальника депо авансовый отчет о командировке и связанных с ней денежных расходах.

Предоставляет работникам вышестоящих организаций справочную информацию по осуществлению деятельности начальника депо, поступившим ему на рассмотрение и подписание документам.

Выполняет отдельные служебные поручения начальника депо по административно-организационным вопросам.

Организует проставление печати на командировочные удостоверения.

Секретарь, выполняя возложенные на него функции, обязан:

- соблюдать требования по сохранению коммерческой тайны;

- своевременно выполнять поручения начальника депо;

- обеспечивать сохранность документов;

- соблюдать правила и нормы делового общения, придерживаться корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и посетителями.

На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование или среднее профессиональное образование с опытом работы в сфере делопроизводства.