Специалист (в представительстве, территориальном органе федерального органа исполнительной власти, федеральном суде, прокуратуре)

• Осуществлять документационное обеспечение деятельности Управления.
• Плановое информирование заместителей Руководителя по соответствующему направлению деятельности и начальников отделов о сроках исполнения контрольных документов.
• Ведение контроля над выполнением резолюций руководителя Управления, заместителя руководителя по соответствующему направлению деятельности и начальника отдела на нормативных, распорядительных и текущих документах, находящихся в отделе на исполнении.
• Ежедневый прием и обработка входящей корреспонденции, в т. ч. поступившей на электронный адрес (проверка целостности упаковки, вскрытие конверта, правильности адресования, проверка полноты почтового отправления, составление акта в случае отсутствия документов (приложений) в почтовых отправлениях, сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые, заполнение контрольно-регистрационных журналов, простановка и заполнение регистрационных штампов, распределение документов для передачи руководству Управления для рассмотрения и вынесения резолюции, передача документов в структурные подразделения на исполнение с отметкой в контрольно-регистрационном журнале под роспись).
• Регистрация и передача служебных записок, заявок (на выдачу, перемещение, сдачу на склад основных средств и материальных запасов), докладных записок и других внутренних документов в отделы Управления.
• Обработка отправляемых документов (проверка правильности оформления документов, регистрация, сортировка отправляемых документов по адресам и видам почтовых отправлений, проставление адреса на конверте и вложение документов в конверт, заклеивание и маркировка конвертов, составление реестров почтовых отправлений простой, заказной корреспонденции, упаковка писем для отправки на почту).
• Возвращение исполнителям для доработки некачественно подготовленных и неправильно оформленных документов.
• Осуществление проработки проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и др. , подготавливаемых в Управлении по вопросу качественного оформления документации, визирование их. Ведение работы по регистрации, учету, хранению приказов Управления по основной деятельности и административно-хозяйственной деятельности Управления.
• Осуществление рассылки в соответствующие отделы приказов, распоряжений и поручений руководства.
• Участие в работе по составлению сводной номенклатуры дел Управления.

Ведущий специалист-эксперт отдела делопроизводства и связей с общественностью