Секретарь руководителя

Планирование рабочего дня руководителя, ведение графика совещаний и переговоров. Выполнение личных поручений руководителя. Документационное обеспечение работы руководителя, подготовка документов к подписанию. Прием и распределение корреспонденции и документации между исполнителями. Ведение документооборота организации, регистрация входящих и исходящих писем, пакетов и телеграмм. Организация коммуникации руководителя и сотрудников, как между собой, так и со сторонними организациями. Заказ и оформление пропусков, прием посетителей. Прием и обработка входящих звонков (переадресация‚ фиксирование контактной информации и т. п. )‚ электронной почты‚ факсимильных сообщений. Сканирование‚ копирование и пересылка файлов по запросу руководителей. Работа с орг. техникой (принтер, сканер, факс, копир, компьютер). Делопроизводство в полном объеме, формирование архива документации, в том числе в электронном виде (сканирование, занесение в электронную базу). Поиск информации (необходимой) для руководства и сотрудников предприятия в сети Интернет и через справочные службы. Заказ картриджей, тонеров и др. расходных материалов для орг. техники (заправка, новые, ремонт- заявки и др. ). Работа с посетителями. Работа с текущими и архивными документами. Работа на ПК (Word, Excel, Интернет). Отправление корреспонденции (почта, курьерские службы). Создание и ведение внутренних приказов. Прием и учет поступающей в адрес организации корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в  конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефон, компьютер), своевременно доводит до сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников. Оформляет и хранит трудовые книжки работников организации. Оформление личных дел сотрудников; Подготовка документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам.

Ответственность. Внимательность. Пунктуальность. Доброжелательность. Исполнительность.  Аккуратность. Опытный пользователь ПК, знание стандартных программ MS Office, Интернет. Умение вести деловую переписку на русском языке. Знание требования и правил делопроизводства. Грамотная устная и письменная речь.