Консультант отдела служебной корреспонденции управления делами

Осуществлять прием первичной служебной корреспонденции, поступившей от органов администрации города Тамбова, муниципальных учреждений и предприятий, иных органов и организаций города нарочно или почтовым отправлением, ее регистрацию и направление в почту главе администрации города Тамбова Тамбовской области (далее – глава администрации города Тамбова), первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации города Тамбова по компетенции.

Осуществлять контроль за своевременностью возврата документов, первично направленных в почту первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации города Тамбова и информировать консультантов управления о нарушении сроков.

Осуществлять направление копий решений судебных органов для размещения их в дополнительных сведениях программного продукта « АРМ-НПА» .

Осуществлять ведение базы данных служебной корреспонденции по переадресации документов текущего делопроизводства в органы администрации города Тамбова, муниципальные учреждения и предприятия.

Осуществлять ведение базы данных автоматизированной системы документооборота и делопроизводства « ГРАН-ДОК» по документам, законченным делопроизводством, проверку комплектности пакета документов, закрытых « в дело» .

Осуществлять контроль за соблюдением порядка прохождения, оформления служебных документов, их оперативной передачей на исполнение и своевременной передачей исполненных органами администрации города Тамбова документов на рассмотрение главе администрации города Тамбова, первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации города Тамбова.

Осуществлять подготовку документов и проектов ответов на запросы надзорных и иных органов и организаций по поручению руководителя.

Осуществлять прием и экспедиционную обработку исковых заявлений, извещений, других документов судебных органов, направляемых на исполнение непосредственно в правовое управление администрации города Тамбова, и контроль за сроками их передачи на исполнение.

Осуществлять мониторинг документооборота корреспонденции судебных и надзорных органов и подготовку статистических данных по ним.

Проводить ежедневный анализ исполнения корреспонденции надзорных и судебных органов, оперативно информировать исполнителей и непосредственного руководителя о нарушении сроков исполнения.

Осуществлять консультативную помощь по вопросам оформления служебных документов, ввод и поиск информации по запросам органов администрации города Тамбова и юридических лиц в автоматизированной системе документооборота и делопроизводства « ГРАН-ДОК» .

Осуществлять регистрацию и переадресование проектов правовых актов, вносимых главой администрации города Тамбова в Тамбовскую городскую Думу, проверку на комплектность, обеспечивать их оперативную отправку в отсутствие работника, выполняющего данные обязанности.

Соблюдать требования конфиденциальности при работе со служебными документами.

Обеспечивать сохранность служебных документов и вверенных для исполнения возложенных функций штампов администрации города Тамбова.

Принимать участие в подготовке дел, законченных дело- производством, к уничтожению.

Исполнять поручения начальника отдела, заместителя начальника управления и начальника управления, отданные в пределах их должностных полномочий.

Предоставлять сведения для обеспечения своевременного обновления информации собственного сегмента управления на официальном интернет-портале администрации города Тамбова.

Осуществлять обработку персональных данных в соответствии с действующим законодательством.

Знать:

государственный язык Российской Федерации (русский язык);

- Конституцию Российской Федерации;

- Федеральные законы:

от 06. 10. 2003 № 131-ФЗ « Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» ;

от 02. 03. 2007 № 25-ФЗ « О муниципальной службе в Российской Федерации» ;

от 25. 12. 2008 № 273-ФЗ « О противодействии коррупции» ;

- Закон Тамбовской области от 04. 07. 2007 № 223-З « О муниципальной службе в Тамбовской области» ;

- Устав муниципального образования городской округ - город Тамбов;

- Федеральные законы:

- от 27. 07. 2006 № 152-ФЗ « О персональных данных» ;

- от 09. 02. 2009 № 8-ФЗ « Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» ;

Регламент администрации города Тамбова Тамбовской области;

Инструкцию по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области;

уметь:

работать на компьютере, в том числе в сети Интернет;

работать в информационно-правовых системах.

Образование: среднее профессиональное, требования к направлению подготовки: без предъявления требований к специальности, направлению подготовки