Секретарь - делопроизводитель

Секретарь исполняет следующие обязанности:

 Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделения.

Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

 Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.

Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др. ).

Печатает по указанию руководителя различные материалы.

Принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

Принимает документы на подпись руководителю.

Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

В соответствии с резолюцией руководителей организации передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на ксероксе.  

Осуществлять систематизацию и разработку номенклатуры дел учреждения.

Составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив учреждения.

Вести работу по созданию справочного материала по документам, обеспечивающего удобный и быстрый их поиск.

Не разглашать сведения, составляющие служебную или коммерческую  тайны, ставшие известными в связи с исполнением своих должностных обязанностей.

Обеспечивать надежную защиту информации (документов), содержащей конфиденциальные сведения и персональные данные, как получателей социальных услуг, так и сотрудников.

Выполнять распоряжения и указания директора и заместителей директора учреждения.

Соблюдать трудовую дисциплину.

Добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные  трудовым договором.

Соблюдать правила и нормы охраны труда, противопожарной безопасности.

Основные требования к секретарю:

Знание основ делопроизводства;

Уверенный пользователь ПК и знание офисных программ.