Делопроизводитель

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя филиала ГАУ РД «МФЦ в РД».

2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.   Ведет табель учета рабочего времени работников филиала ГАУ РД «МФЦ в РД».

4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя учреждения.

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

6. Следит за своевременным рассмотрением конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, электронной почте и т. п. ), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

10. Осуществляет контроль за исполнением работниками филиала ГАУ РД «МФЦ в РД» изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя учреждения, взятых на контроль.

11. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

12. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

13. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

14. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

15. Копирует документы на персональном ксероксе.                  

16. Выполняет отдельные служебные поручения директора ГАУ РД «МФЦ в РД» и директора филиала ГАУ РД «МФЦ в РД».

17. Совместно с комиссией во главе с директором филиала принимать решения об уничтожении бумажных носителей документов, сроки хранения которых истекли, в соответствии с законодательством  РФ и иными нормативно-правовыми актами

Опыт в сфере делопроизводства приветствуется.

1. На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

2. Делопроизводитель должен знать:

-  постановления, распоряжения, приказы и другие нормативные документы, касающиеся деятельности учреждения и ведения делопроизводства;

- структуру организации, руководство структурных подразделений;

- организацию делопроизводства;

- современные информационные технологии работы с документами;

- порядок работы с документами;

- схемы документооборота;

-правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

- правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;

- типовые сроки исполнения документов;

- правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;

- правила документационного обеспечения деятельности организации;

- виды документов, их назначение;

- требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;

- системы электронного документооборота;

- правила и сроки отправки исходящих документов;

- требования охраны труда;

-  правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

-  правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

-  основы этики и эстетики;

-  правила делового общения;

-  основы организации труда и управления;

-  правила эксплуатации вычислительной техники;

-  основы административного права и законодательства о труде;

 - правила внутреннего трудового распорядка;

-  архивное дело.

3. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:

- законодательными актами РФ;

- Уставом ГАУ РД «МФЦ в РД», Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами;

- приказами и распоряжениями руководства;

- настоящим  должностным  регламентом.

4. Наличие профессиональных навыков и умений, необходимых для эффективного выполнения должностных обязанностей: 

- применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;

- пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации;

- пользоваться базами данных, в том числе удаленными;

- владение официально-деловым стилем современного русского литературного языка;

- навыки подготовки внутренних и исходящих документов(служебных писем) ;

- компьютерная грамотность (работа с  текстовыми редакторами,  таблицами, справочно-поисковыми системами);

- умение пользоваться оргтехникой.

5. Наличие специальных профессиональных навыков включая:

- навыки работы с автоматизированными информационными системами, обеспечивающими сбор, обработку, хранение и анализ данных;

- навыки работать с большим объемом информации, быстро переключаться с одного материала на другой;

6. Требуемый уровень профессиональных знаний в соответствующей сфере:

- высокий уровень знаний, позволяющий  эффективно выполнять функциональные обязанности;

7. Требования, предъявляемые к  личностным качествам:

- высокая работоспособность;

- профессиональная компетентность;

- ответственность;

- исполнительность;

- усидчивость;

- доброжелательность и позитивный настрой.