Секретарь руководителя

1.       Создание в офисе уютной и позитивной атмосферы.

2.       Контроль за наличием продуктов (чая, кофе, сахара и т. д. ); приготовление чая, кофе.

3.       Координирование посещения сотрудниками кабинета директора.

4.       Ведение переписки и телефонных переговоров с бизнес-партнерами и клиентами.

5.       Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, возврат документов с резолюцией директора делопроизводителю для дальнейшей передачи исполнителям.

6.       Контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов писем, исполняемых документов, передаваемых руководителю на подпись, для обеспечения качественного редактирования.

7.       Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя.

8.       Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе.

9.       Организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания, передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, и т. п. ), а также телефонограммы, своевременное доведение до его сведения информации, полученной по каналам связи.

10.   По поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем.

11.   Выполнение работ по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.

12.   Подготовка и организация деловых встреч.

13.   Встреча гостей.

14.   Помощь гостям с парковкой и пропусками.

15.  Выполнение отдельных служебных поручений директора и заместителя директора организации.

Основные требования:

- грамотность;

- грамотная, поставленная речь;

- стрессоустойчивость;

- многозадачность;

- позитивное мышление.