Секретарь руководителя

Секретарь приемной  исполняет следующие должностные обязанности:

1. Осуществляет оперативную связь со сторонними организациями по вопросам текущей деятельности Администрации МО "Город Гусиноозёрск";

2. Организует проведение  телефонных переговоров Главы города, записывает в его отсутствие  полученную информацию и доводит до его сведения содержание информации,   принимает и передает телефонограммы,   информацию  по приемнопереговорным  устройствам и своевременно доводит до сведения;

3. Выполняет работу по подготовке  деловых встреч, заседаний, совещаний, проводимых Главой города (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, организационные вопросы по встрече, приему;

4. Организует техническое обеспечение переговоров, видеоселекторных совещаний, конференций с участием Главы района в случае временного отсутствия инженера по компьютерному и информационному обеспечению;

5. Обеспечивает рабочее место Главы города необходимыми средствами  организационной техники, канцелярскими  принадлежностями, создает условия, способствущие эффективной работе Главы города;

6. Осуществляет согласно инструкции по делопроизводству прием, обработку, регистрацию  и рассылку входящей  корреспонденции, поступающей в форме электронного документа на официальный электронный почтовый ящик, нарочно в адрес Администрации МО "Город Гусиноозёрск";    

7. Доставляет до исполнителей  согласно резолюции Главы города, заместителей Главы города копии документов по средствам электронной почты,   на бумажном носителе и (или) факсограммой в сроки, установленные  регламентом работы Администрации;

8. Осуществляет в случае временного отсутствия управляющего делами  первичный прием  заказной корреспонденции и документов, поступивших  почтовым  отправлением;

9. Осуществляет подшивку документов, обеспечивает их сохранность,   формирует следующие   дела для их передачи в архив учреждения;

11. Организует прием посетителей, контроль исполнения поручений по результатам приема, рассмотрение просьб и предложений граждан, ведение  картотеки  личного приема граждан;

11.   Выполняет отдельные служебные поручения Главы МО "Город Гусиноозерск".

Без предъявления требований к стажу работу;

Образование не ниже среднего специального;

Знание и умение работать на ПК;

Знание офисных программ (Word. Excel, электронная почта);

Умение работать с офисной оргтехникой.