Секретарь руководителя

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя учреждения;

принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавает ее в соответствии с принятьпа решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

- ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

- использует в работе по регистрации корреспонденции систему электронного документооборота (СЭД);

- принимает документы и личные заявления на подпись руководителя учреждения;

- подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

- следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

- организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефону, факсу, электронной почте и т. п. ), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

- по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем и др. ;

Секретарь руководителя должен знать:

- законодательные, нормативно-правовые акты, иные нормативные документы Российской Федерации, Пермского края, города Перми применительно к исполнению должностных обязанностей;

-постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности учреждения и ведения делопроизводства;

- структуру и руководящий состав учреждения и его подразделений;  

- организацию делопроизводства, методы оформления и обработки документов;   архивное дело;  

- стандарты унифицированной  системы                организационно-распорядительной документации;  

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;  

- основы этики и эстетики, правила делового общения и др.