Секретарь руководителя

  1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя Компании.  

2. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

3. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.

4. Организует проведение телефонных переговоров руководителя.

5. Составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний .

7. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

8. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. 9. Обеспечивает рабочее место руководителя.

10. Печатает  служебные материалы, необходимые для работы.

11. Копирует документы, сканирует документы.

12. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса

13. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса;

14. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта компании.

15. Осуществляет с помощью правовых баз данных, Интернета, архивов поиск юридической информации по тематике, указанной юристом.

16. Разрабатывает проекты юридических документов (договоров, запросов, претензий, исков, жалоб) небольшого объема, сложности и представляет их юристу для корректировки и утверждения.

17. По поручению юриста выезжает в государственные и судебные органы, органы местного самоуправления, в сторонние организации для решения несложных юридических вопросов (сдача и получение документов, получение разъяснений, совершение иных юридических действий).

27. Осуществляет учет юридической документации.

28. Отвечает за корреспонденцию, направленную юристом и полученную для юриста.

29. Отчитывается перед юристом за результаты своей работы.

  Секретарь – делопроизводитель  должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

- основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

- организацию делопроизводства;

- методы оформления и обработки документов;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

- архивное дело;

- машинопись;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;  

стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- основы этики и эстетики;

- правила делового общения;

- основы организации труда и управления;

- правила эксплуатации вычислительной техники; - основы административного права;

- основы материального и процессуального права;

- методические и нормативные материалы по правовой деятельности;

- этику общения с государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами;

- порядок систематизации, учета и ведения правовой документации с использованием современных информационных технологий;

- текстовые редакторы и специальное юридическое программное обеспечение;

- основы трудового законодательства;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила охраны труда и пожарной безопасности;