Помощник руководителя
Вакансия "Помощник руководителя"
Полная занятость, полный рабочий день
Коми, республика
г. Ухта
Обязанности
- Выполнять поручения и задачи, поставленные генеральным директором.
- Обеспечивать входящие и исходящие звонки генерального директора.
- Вести учёт и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременно передавать документы, сообщения и информацию руководству (письменно или устно).
- Осуществлять техническую помощь руководству (копирование, печать, сканирование и пр. ).
- Вести телефонную и информационную базу руководства (контакты, дни рождения клиентов).
- Организовывать прием посетителей руководства: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорной комнаты до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность).
- Отслеживать поступление документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства и своевременную их передачу. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, письма по электронной почте).
- Составлять и редактировать деловые письма для руководства.
- Контролировать сохранность документов в приемной руководства.
- Соблюдать конфиденциальность входящей и исходящей информации.
- Организовывать приобретение, возврат билетов, бронирование гостиниц для руководства и сотрудников, убывающих в командировку (отслеживать поступление счетов-фактур, счетов и актов).
- Осуществлять контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений генерального директора предприятия, взятых на контроль.
- Вести делопроизводство, с применением компьютерной техники и современных программ на уровне квалифицированного пользователя ПК, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
- Обеспечивать рабочее место генерального директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
- Формировать дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивать их сохранность.
- Участвовать в подготовке проектов договоров научно-исследовательских работ, лабораторных работ, хозяйственных договоров Общества, проведении их правовой экспертизы, участвовать в подготовке заключений коллективного договора и соглашений.
- Готовить документы для согласования с единственным участником Общества крупных сделок, сделок с заинтересованностью, иных сделок, требующих одобрения в соответствии с Уставом Общества и федеральными законами.
- Вести секретное делопроизводство
- Контролировать актуальную информацию сайта Общества.
Общие требования
- Выполнять поручения и задачи, поставленные генеральным директором.
- Обеспечивать входящие и исходящие звонки генерального директора.
- Вести учёт и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременно передавать документы, сообщения и информацию руководству (письменно или устно).
- Осуществлять техническую помощь руководству (копирование, печать, сканирование и пр. ).
- Вести телефонную и информационную базу руководства (контакты, дни рождения клиентов).
- Организовывать прием посетителей руководства: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорной комнаты до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность).
- Отслеживать поступление документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства и своевременную их передачу. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, письма по электронной почте).
- Составлять и редактировать деловые письма для руководства.
- Контролировать сохранность документов в приемной руководства.
- Соблюдать конфиденциальность входящей и исходящей информации.
- Организовывать приобретение, возврат билетов, бронирование гостиниц для руководства и сотрудников, убывающих в командировку (отслеживать поступление счетов-фактур, счетов и актов).
- Осуществлять контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений генерального директора предприятия, взятых на контроль.
- Вести делопроизводство, с применением компьютерной техники и современных программ на уровне квалифицированного пользователя ПК, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
- Обеспечивать рабочее место генерального директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
- Формировать дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивать их сохранность.
- Участвовать в подготовке проектов договоров научно-исследовательских работ, лабораторных работ, хозяйственных договоров Общества, проведении их правовой экспертизы, участвовать в подготовке заключений коллективного договора и соглашений.
- Готовить документы для согласования с единственным участником Общества крупных сделок, сделок с заинтересованностью, иных сделок, требующих одобрения в соответствии с Уставом Общества и федеральными законами.
- Вести секретное делопроизводство
- Контролировать актуальную информацию сайта Общества.
