Главный специалист-эксперт отдела документационного и кадрового обеспечения

Гражданский служащий в целях обеспечения реализации задач и функций отдела документационного и кадрового обеспечения аппарата Избирательной комиссии Иркутской области, установленных положением об отделе документационного и кадрового обеспечения аппарата Избирательной комиссии Иркутской области, обязан добросовестно исполнять должностные обязанности в сферах:

1) делопроизводства и документооборота, в том числе электронного;

2) связи (оформление письменной корреспонденции, телеграмм);

3) обеспечения деятельности руководителей.

В указанных сферах, в пределах компетенции отдела документационного и кадрового обеспечения аппарата Избирательной комиссии Иркутской области, гражданский служащий обязан:

1) осуществлять:

а) ведение делопроизводства в Избирательной комиссии Иркутской области, в том числе средствами программного изделия «ДЕЛО» подсистемы документооборота Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы»:

– ведение регистрационных карточек в целях учета, поиска и контроля на всех этапах исполнения документов;

– фиксирование факта наложения резолюций путем добавления в регистрационные карточки соответствующей информации;

– контроль за сроками исполнения документов, напоминание исполнителям о сроках исполнения документов;

– формирование контрольных карт по распоряжениям, постановлениям, исходящим документам для передачи исполнителям и контролерам с целью внесения ими резолюций об исполнении и снятии с контроля;

– введение в регистрационные карточки текстов отчетов исполнителей и фактических сроков исполнения документов;

– списание документов в дела по номенклатуре;

б) сканирование документов;

в) прием, регистрацию, учет, доставку, рассылку, систематизацию документов, обработанных в соответствии с установленными требованиями, в том числе прием и отправку корреспонденции, доставленной фельдъегерской связью, специальной связью, проверку правильности доставки, целостности упаковки документов, ведение реестров отправки;

г) поиск документов по реквизитам;

д) тиражирование и передачу документов в структурные подразделения аппарата Избирательной комиссии Иркутской области или конкретным исполнителям для использования в работе или подготовки ответа (на исполнение) в соответствии с резолюцией председателя Избирательной комиссии Иркутской области;

е) выполнение машинописных, копировально-множительных работ и расшифровки аудиозаписей;

ж) регистрацию бухгалтерских счетов и актов;

з) регистрацию, сканирование доверенностей, выдаваемых председателем Избирательной комиссии Иркутской области для осуществления юридически значимых действий;

и) ведение электронного архива постановлений, протоколов заседаний Избирательной комиссии Иркутской области и распоряжений председателя (заместителя председателя) Избирательной комиссии Иркутской области по основной деятельности;

к) отправку электронных документов, заверенных электронной подписью лица, подписавшего данный документ;

л) регистрацию, сканирование, постановку на контроль и снятие с контроля постановлений Избирательной комиссии Иркутской области средствами программного изделия «ДЕЛО» подсистемы документооборота Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы»;

2) организовывать:

а) подготовку рабочих мест председателя (заместителя председателя, секретаря) Избирательной комиссии Иркутской области;

б) организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности председателя Избирательной комиссии Иркутской области;

в) проведение телефонных переговоров председателя Избирательной комиссии Иркутской области, запись в его отсутствие полученной информации, передачу, прием и отправку информации и документов по каналам связи (факсу, электронной почте, телеграммами, почтовой связью и др. ), а также телефонограмм, своевременное доведение до сведения председателя Избирательной комиссии Иркутской области информации, полученной по различным каналам связи;

г) прием посетителей Избирательной комиссии Иркутской области;

д) доставку срочной корреспонденции;

3) разрабатывать проекты:

а) инструктивных и справочных материалов для организации делопроизводства в Избирательной комиссии Иркутской области;

б) писем, запросов, ответов авторам писем и других документов;

4) информировать:

а) членов Избирательной комиссии Иркутской области и государственных гражданских служащих аппарата Избирательной комиссии Иркутской области о совещаниях, заседаниях и т. п. ;

б) начальников структурных подразделений аппарата Избирательной комиссии Иркутской области об истечении срока подготовки ответа на контрольный документ;

5) обеспечивать:

а) содействие оперативному рассмотрению обращений и заявлений, поступивших в Избирательную комиссию Иркутской области;

б) конфиденциальность служебной информации;

6) обеспечивать сохранность находящихся на исполнении служебных документов;

7) в установленном порядке представлять планы работы и отчеты о своей деятельности;

8) оказывать методическую помощь по вопросам документооборота территориальным избирательным комиссиям Иркутской области;

9) обеспечивать исполнение иных обязанностей, функций отдела документационного и кадрового обеспечения аппарата Избирательной комиссии Иркутской области, предусмотренных законодательством, положением об отделе документационного и кадрового обеспечения аппарата Избирательной комиссии Иркутской области, а также поручений заместителя председателя (секретаря) Избирательной комиссии Иркутской области, начальника (заместителя начальника) отдела документационного и кадрового обеспечения аппарата Избирательной комиссии Иркутской области, иных должностных лиц, данных в пределах полномочий.

Высшее образование  по специальности, направлению подготовки: «Юриспруденция», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Государственное и муниципальное управление», «Менеджмент», «Управление персоналом», «Социология»