Секретарь руководителя

Знать: положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства; структуру и руководящий состав Учреждения и ее структурных подразделений; машинопись; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы организации труда; основы трудового законодательства; Правила внутреннего трудового распорядка; правила охраны труда и пожарной безопасности.

Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников.

Организовать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание.

Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы.

Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя.

Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др. ).

Печатать по указанию руководителя различные материалы.

Принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым в Учреждении порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.