Секретарь руководителя

1. Работник обязан соблюдать требования действующего законодательства Российской Федерации о защите информации конфиденциального характера при приеме и регистрации документов, содержащих указанную информацию, а также при работе с информацией, возникающей в связи с их рассмотрением в рамках исполнения Работником своих должностных обязанностей.

2. При выполнении своих должностных обязанностей Работник обязан учитывать и распределять время, необходимое для исполнения заданий, в строгом соответствии с резолюцией руководителя Администрации города Иванова и с установленными сроками.

3.     На Работника возлагаются следующие должностные обязанности:

3. 1. Ежедневно доводить до руководителя Администрации города Иванова график мероприятий, проводимых органами исполнительной и представительной власти, органами местного самоуправления и иными учреждениями города, требующих личного участия руководителя Администрации города Иванова.

3. 2. Осуществлять:

- прием и передачу телефонограмм, факсимильных сообщений, сообщений поступивших на электронную почту;

- печать, размножение и копирование документов, необходимых для работы руководителя Администрации города Иванова.

3. 3. Исполнять непосредственные поручения руководителя Администрации города Иванова в пределах своей компетенции.

3. 4. Составлять деловые письма, проекты правовых актов, вести протоколы по поручению руководителя Администрации города Иванова.

3. 5. Осуществлять контрольную деятельность по исполнению поручений, данных руководителем Администрации города Иванова на коллегиальных органах (совещаниях, штабах, советах, заседаниях, рабочих группах и т. д. ) в соответствии с протоколом этих органов.

3. 6. Осуществлять необходимую подготовку заседаний и совещаний, проводимых руководителем Администрации города Иванова.

3. 7. Организовывать проведение приема физических и юридических лиц руководителем Администрации города Иванова, ежеквартально готовить отчет по результатам приема и представлять его в соответствующее структурное подразделение Администрации города Иванова.

3. 8. Контролировать исполнение поручений по результатам приема физических и юридических лиц руководителем Администрации города Иванова, соответствующими структурными подразделениями Администрации города Иванова.

3. 9. Осуществлять контроль за согласованием проектов правовых актов, внесенных на рассмотрение руководителем Администрации города Иванова в соответствующих структурных подразделениях Администрации города Иванова.

3. 10. Осуществлять контроль за соблюдением сроков исполнения поручений по служебным документам, обращениям физических и юридических лиц, правовым актам, находящимся на исполнении у руководителя Администрации города Иванова, за которым закреплен Работник.

3. 11. Обеспечивать сохранность служебной документации.

3. 12. Сохранять конфиденциальность информации.

3. 13. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

3. 14. Поддерживать порядок в кабинете руководителя Администрации города Иванова и приемной, следить за наличием необходимых канцелярских принадлежностей, за состоянием телефонного аппарата в кабинете руководителя Администрации города Иванова и при необходимости перепрограммировать его.

3. 15. Вести номенклатуру дел приемной руководителя Администрации города Иванова.

3. 16. Исполнять правила оформления и сроков подготовки документов.

3. 17. Готовить документы для сдачи на постоянное хранение в соответствии с номенклатурой дел.

Работник при выполнении своей профессиональной деятельности должен обладать навыками квалифицированного планирования своей работы, обеспечения выполнения задач, эффективного сотрудничества с коллегами, взаимодействия с работниками иных органов местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования, государственными служащими, муниципальными служащими, владения компьютерной и другой оргтехникой, владения необходимым программным обеспечением, сбора и систематизации информации, работы со служебными документами.