Секретарь на ресепшн

• Прием и распределение телефонных звонков;
• Встреча посетителей (Заказ пропусков на вход в БЦ для гостей, оформление постоянных пропусков для сотрудников офиса, оформление заявок на внос/вынос в БЦ; помощь в организации совещаний, переговоров (подготовка переговорных помещений, снабжение всем необходимым, чай/кофе).
• Оказывать сервисное сопровождение переговорных процессов с соблюдением внутренних норм по приему посетителей, правил подачи напитков.
• Работа с документами (прием, регистрация (в системе ERP) и распределение по исполнителям входящей и внутренней документации; работа с исходящей корреспонденцией (формирование документов для отправки почтой, курьером и другими почтовыми службами); сканирование и ксерокопирование документов, а также оформление документов (запросов, писем, таблиц) для сотрудников офиса; заведение заявок на оплату счетов в программе ERP по командировкам, телефонии, курьерской службы, заказ товаров;
• Административная поддержка сотрудников офиса (заказ канцелярских товаров, воды и продуктов питания для основного и других офисов компании; сотрудничество с бюро переводов; протоколирование совещаний, ведение базы по корпоративной связи;
• Координация рабочего дня курьера.

Уверенный пользователь программ MS Office (Word, Excel)

• Основные правила работы оргтехникой
• Грамотная речь (устная и письменная)
• Основы делового этикета и протокола (этика делового общения, правила делового общения
• Умение вести деловые телефонные переговоры
• Знание стандартов делопроизводства
• Иметь навыки предоставлять сервис на высоком уровне