Секретарь-ресепшен
Вакансия "Секретарь-ресепшен"
Полная занятость, полный рабочий день
Рязанская область
г. Рязань
Обязанности
3. 1. Поддерживает положительный имидж Общества.
3. 2. Своевременно и в полном объеме выполняет поручения руководства Общества.
3. 3. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения Общества.
3. 4. В соответствии с резолюцией руководства передает документы на исполнение.
3. 5. Ведет карточки учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
3. 6. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
3. 7. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации, своевременно передает ее по назначению в отделы предприятия.
3. 8. Организовывает переговоры руководителей отделов по телефонам и другим средствам связи.
3. 9. Прием входящих телефонных звонков, получение информации о причине звонка и имени абонента, правильная и оперативная переадресация звонков, и передача информации сотрудникам офиса.
При этом:
· снимать трубку не позже 3-его звонка;
· сняв трубку, представиться: "Рельеф-Центр, добрый день!"; назвать свое имя;
· вежливо попросить звонящего представиться, если он не сделал этого и соединить с нужным сотрудником
· "Представьтесь, пожалуйста", "Могу я узнать как Вас зовут?";
· в случае отсутствия нужного сотрудника, попросить звонящего оставить информацию ("Иванова сейчас уехала на встречу, я могу записать информацию для нее или отправить сообщение ей на мобильный") или предложить помощь фразами "Чем я могу Вам помочь?", "Возможно, кто-то еще может решить Ваш вопрос" и т. д.
Все вышеперечисленные действия должны выполняться оперативно, чтобы не занимать долго телефонную линию.
3. 10. Принимает и передает факсы по поручению сотрудников компании.
3. 11. Поиск требуемой информации в телефонной базе, в интернете.
3. 12. Участвует в составлении бюджета по статье « Обеспечение питьевой водой»
3. 13. Выполняет текущие поручения непосредственного руководителя.
3. 14. Участвует в организации приема гостей и партнеров.
3. 15. Печатает по указанию руководства предприятия различные материалы.
3. 16. Качественно и своевременно выполняет срочные поручения руководства предприятия.
3. 17. Соблюдает правила делового этикета в общении с клиентами и сотрудниками предприятия.
3. 18. Придерживается корпоративных стандартов.
Общие требования
Образование
Среднее-профессиональное и высшее образование
Дополнительное или специальное образование
Курсы секретарей, секретарей-референтов
Опыт работы
Без опыта работы, на аналогичной должности приветствуется
Внешний вид
Деловой стиль в одежде (в соответствии с корпоративными требованиями)
Ухоженные волосы, наличие прически
Обязателен макияж (недопустимо: яркий и вызывающий макияж, отсутствие макияжа)
Ухоженные руки, наличие нейтральных тонов лака на ногтях
Навыки
ПК (Пакет MS Office, e-mail, Internet);
Профессиональные знания
· Скорость печати от 150 знаков в мин. ,
· навык телефонного общения.
· Знание бизнес- этикета, английский язык- свободный, наличие второго языка приветствуется.
Грамотный письменный и устный перевод
Требования к образованию
Опыт работы
Похожие вакансии
МБОУ "ТРУДАРМЕЙСКАЯ СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА"