Секретарь-ресепшен

3. 1.   Поддерживает положительный имидж Общества.

3. 2.   Своевременно и в полном объеме выполняет поручения руководства Общества.

3. 3.   Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения Общества.

3. 4.   В соответствии с резолюцией руководства передает документы на исполнение.

3. 5.   Ведет карточки учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

3. 6.   Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

3. 7.   Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации, своевременно передает ее по назначению в отделы предприятия.

3. 8.   Организовывает переговоры руководителей отделов по телефонам и другим средствам связи.

3. 9.   Прием входящих телефонных звонков, получение информации о причине звонка и имени абонента, правильная и оперативная переадресация звонков, и передача информации сотрудникам офиса.

При этом:

·                     снимать трубку не позже 3-его звонка;

·                     сняв трубку, представиться: "Рельеф-Центр, добрый день!"; назвать свое имя;

·                     вежливо попросить звонящего представиться, если он не сделал этого и соединить с нужным сотрудником

·                     "Представьтесь, пожалуйста", "Могу я узнать как Вас зовут?";

·                     в случае отсутствия нужного сотрудника, попросить звонящего оставить информацию ("Иванова сейчас уехала на встречу, я могу записать информацию для нее или отправить сообщение ей на мобильный") или предложить помощь фразами "Чем я могу Вам помочь?", "Возможно, кто-то еще может решить Ваш вопрос" и т. д.

Все вышеперечисленные действия должны выполняться оперативно, чтобы не занимать долго телефонную линию.

3. 10.     Принимает и передает факсы по поручению сотрудников компании.

3. 11.     Поиск требуемой информации в телефонной базе, в интернете.

3. 12.     Участвует в составлении бюджета по статье « Обеспечение питьевой водой»

3. 13.     Выполняет текущие поручения непосредственного руководителя.

3. 14.     Участвует в организации приема гостей и партнеров.

3. 15.     Печатает по указанию руководства предприятия различные материалы.

3. 16.     Качественно и своевременно выполняет срочные поручения руководства предприятия.

3. 17.     Соблюдает правила делового этикета в общении с клиентами и сотрудниками предприятия.

3. 18.     Придерживается корпоративных стандартов.

Образование

Среднее-профессиональное и высшее образование

Дополнительное или специальное образование

Курсы секретарей, секретарей-референтов

Опыт работы

Без опыта работы, на аналогичной должности приветствуется

Внешний вид

Деловой стиль в одежде (в соответствии с корпоративными требованиями)

Ухоженные волосы, наличие прически

Обязателен макияж (недопустимо: яркий и вызывающий макияж, отсутствие макияжа)

Ухоженные руки, наличие нейтральных тонов лака на ногтях

Навыки

  ПК (Пакет MS Office, e-mail, Internet);

Профессиональные знания

·                     Скорость печати от 150 знаков в мин. ,

·                     навык телефонного общения.

·                     Знание бизнес- этикета, английский язык- свободный, наличие второго языка приветствуется.

Грамотный письменный и устный перевод