Секретарь руководителя

• Внесение информации в планировщик (органайзер).
• Согласование с руководителем временных планов.
• Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками.
• Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий.
• Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий.
• Согласование планов с планами и сроками работы руководителя.
•   Перенесение невыполненных запланированных задач.
• Выполнение типичных ежедневных дел.
• Ведение базы телефонных контактов руководителя.
• Соединение руководителя с конкретными абонентами.
•   Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя.
•   Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам.
• Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.
•   Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров.
•   Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.
•   Подготовка документов к поездке руководителя.
•   Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке.
•   Организация личного приема посетителей руководителем.
• Установление порядка приема для различных категорий посетителей.
• Организация приема деловых партнеров в офисе.
•   Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе.
•   Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя.
• Оформление списка участников мероприятия.
• Информирование участников о намечающемся мероприятии и условиях участия.
•   Выбор места и времени проведения мероприятия.
•   Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии.
•   Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков.
• Документальное оформление решений руководителя.
• Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя.
• Ведение срокового текущего и предупредительного контроля.
• Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок.
• Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя.
• Фиксация исполнения поручений.
• Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
• Организация оборудования приемной оргтехникой, системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами.
•  

знание компьютера, орг. техники, коммуникабельность, грамотность